HỘI NGHỊ - TRI ÂN KHÁCH HÀNG

Tổ chức Hội nghị - Hội thảo thành công không chỉ là cơ hội để quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới mà còn là cách để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với khách hàng. Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, ấn tượng sẽ để lại dấu ấn sâu sắc trong lòng khách hàng, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững và lâu dài.

Tuy nhiên, để tổ chức một hội nghị, hội thảo thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết từ khâu lên ý tưởng, lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình, đến việc quản lý khách hàng và truyền thông. Với những doanh nghiệp lần đầu tổ chức, việc này có thể gặp không ít khó khăn.

to-chuc-hoi-nghi-hoi-thao-2

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quy trình tổ chức chặt chẽ. Dưới đây là quy trình tổng quan các bước cần thực hiện:

1. Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia

Mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của sự kiện: giới thiệu sản phẩm mới, chia sẻ kiến thức, kết nối cộng đồng,...
Đối tượng: Xác định đối tượng tham dự cụ thể để lên kế hoạch nội dung và hình thức phù hợp.

2. Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề

Ý tưởng sáng tạo: Tìm kiếm ý tưởng độc đáo để tạo sự khác biệt cho sự kiện.
Chủ đề: Lựa chọn chủ đề rõ ràng, hấp dẫn và phù hợp với mục tiêu và đối tượng.

3. Lập kế hoạch chi tiết

Ngân sách: Xác định ngân sách chi tiết cho từng hạng mục.
Thời gian: Lập thời gian biểu chi tiết cho từng giai đoạn của sự kiện.
Địa điểm: Chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện.
Nội dung: Lên kế hoạch nội dung chi tiết, bao gồm các bài thuyết trình, thảo luận, hoạt động giao lưu,...
Khách mời: Lập danh sách khách mời và gửi thư mời.

4. Chuẩn bị cơ sở vật chất

Trang thiết bị: Đảm bảo đầy đủ máy chiếu, âm thanh ánh sáng, micro,...
Sân khấu: Thiết kế sân khấu ấn tượng và phù hợp với chủ đề.
Vật phẩm hỗ trợ: Chuẩn bị tài liệu, quà tặng, nametag,...

5. Tiếp thị và truyền thông

Kênh truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp để quảng bá sự kiện. hoặc mời các đầu báo để đi bài…
Nội dung truyền thông: Tạo ra các ấn phẩm truyền thông hấp dẫn để thu hút khách tham dự.

6. Tổ chức và điều phối

Nhân sự: Cân đối đội ngũ nhân sự để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.
Kế hoạch B: Chuẩn bị các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.
Điều phối: Điều phối các hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch.

7. Đánh giá và rút kinh nghiệm

Thu thập phản hồi: Thu thập ý kiến đóng góp từ khách mời.
Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả của sự kiện.
Rút kinh nghiệm: Rút ra bài học kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Epik_event-2-9

BÍ QUYẾT ĐẢM BẢO HỘI NGHỊ DIỄN RA THÀNH CÔNG

Đón khách

Là bước đầu thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, phần nào khẳng định sự đẳng cấp của sự kiện. Vì vậy cần có PG để thực hiện việc tiếp đón khách mời. Bạn cần xác định rõ về tác phong, trình tự, thủ tục check in nhanh chóng để đội PG nắm rõ. Khu vực checkin cần có bàn Teabreak để tăng thêm sự chu đáo với khách mời.

Hướng dẫn khách vào bàn

Sau khi đón khách ở sảnh chờ, doanh nghiệp nên phân công người dẫn dắt khách vào bàn để tránh sự lộn xộn cũng như thể hiện sự chu đáo. Lưu ý rằng nếu khu vực khách VIP không đến đủ, bạn nên linh hoạt sắp xếp khách mời khác lên vị trí trống để không gian không bị rời rạc, mất kết nối nhé.

Quá trình diễn ra sự kiện

Lúc này sẽ là lúc để ban lãnh đạo lên phát biểu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, gửi lời tri ân và trao quà tặng cho khách mời. Sau cùng sẽ là phần khui champagne để khai tiệc.

Đãi tiệc

Tuỳ thuộc và ngân sách để doanh nghiệp chọn thực đơn phù hợp nhất. Lưu ý rằng các món ăn không chỉ đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, hương vị mà còn phải đầy đủ dinh dưỡng và hợp khẩu vị của đa số khách mời. Doanh nghiệp nên lồng ghép vào những tiết mục ca nhạc, hoạt náo đặc sắc để khiến buổi tiệc thêm phần sôi động nhé.

Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng

Có thể nói đây chính là phần được nhiều khách mời hào hứng nhất. Bạn nên chọn những phần quà là sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc có sự liên quan để nhằm mục đích quảng bá. Bên cạnh đó, nên chọn những MC chuyên nghiệp, linh hoạt trong cách thức tổ chức, có chất giọng khỏe khoắn, pha chút dí dỏm để có thể hoạt náo không khí cho sự kiện.

Tiễn khách

Cũng như phần đón khách, tiễn khách cũng phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Chỉ có một phần khác biệt đó là doanh nghiệp sẽ chuẩn bị thêm những phần quà để trao tặng mỗi vị khách mời và niềm nở tiễn khách ra về.

Epik_event-2-11

Ý NGHĨA CỦA HỘI THẢO HỘI NGHỊ VỚI DOANH NGHIỆP

Nâng cao nhận thức và chia sẻ kiến thức
Xây dựng mối quan hệ, Kết nối đối tác, Củng cố quan hệ
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Tìm kiếm cơ hội hợp tác, đầu tư và mở rộng thị trường
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

CÁC LOẠI HÌNH HỘI NGHỊ HỘI THẢO

Hội nghị Doanh nghiệp
Hội nghị Khách hàng
Hội nghị Thượng đỉnh
Hội nghị Chuyên đề
Hội thảo
Workshop…

Customcat-2

CÁC DỊCH VỤ NỔI BẬT TẠI EPIK EVENT

Epik Event Cung cấp nhiều dịch vụ tổ chức Hội nghị - Hội thảo đa dạng, từ cơ bản đến cao cấp. Các gói dịch vụ của chúng tôi được thiết kế linh hoạt, phù hợp với ngân sách và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Lên ý tưởng và thiết kế: Xây dựng ý tưởng Concept, Mood & Theme theo mục đích Sự kiện mang dấu ấn thương hiệu.
Thi công Sân khấu & Trang trí: Tạo dựng không gian ấn tượng và phù hợp với chủ đề của sự kiện.
Cung cấp Âm thanh ánh sáng: Hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại sẽ mang đến những hiệu ứng âm thanh và ánh sáng sống động, tạo không khí sôi động cho buổi tiệc.
Cung cấp nhân sự: Đa dạng từ Ca sĩ, Vũ đoàn, DJ, MC đến các tiết mục biểu diễn đặc sắc khác.
Quản lý sự kiện: Đội ngũ quản lý sự kiện chuyên nghiệp sẽ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện.