5 LƯU Ý KHI LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến nhiều trải nghiệm thú vị, nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là 5 điều cần lưu ý mà Epik Event muốn chia sẻ để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công.

1. Thời tiết là yếu tố quyết định:

Luôn theo dõi dự báo thời tiết để có kế hoạch phù hợp. Chuẩn bị các phương án dự phòng như lều, ô, áo mưa...

Đồng thời linh hoạt và sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu thời tiết xấu để đảm bảo an toàn cho khách mời.

2. Lựa chọn địa điểm thích hợp:

- Địa điểm tổ chức cần đủ rộng, dễ di chuyển, có không gian phù hợp với quy mô sự kiện.

- Sitecheck cẩn thận: Lựa chọn và Kiểm tra mặt bằng kỹ lưỡng để đảm bảo an toàn, thuận tiện.

- Quan trọng nhất là Giấy phép: Cần hoàn tất các thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện.

3. An ninh là ưu tiên hàng đầu:

- Bảo vệ: Thuê đội ngũ bảo vệ để đảm bảo an toàn cho khách mời và tài sản.

- Bãi giữ xe: cần đảm bảo đủ sức chứa hoặc các bãi dự trù khác.

- Cảnh báo: Đặt các biển báo an toàn, chỉ dẫn rõ ràng.

- Phòng cháy chữa cháy: Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy.

4. Hệ thống CSVC chuyên dụng ngoài trời:

Sử dụng thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình led ngoài trời chuyên dụng, hiện đại, chịu được điều kiện thời tiết. Đồng thời chuẩn bị dây nối dài, ổ cắm điện chống nước, bạt phủ...

Hệ thống âm thanh, ánh sáng ngoài trời được sử dụng sẽ khác với không gian hội nghị trong nhà.

- Hệ thống âm thanh sân khấu ngoài trời có công suất lớn

- Dàn âm thanh sân khấu ngoài trời nên chọn thiết bị dễ di chuyển và có thể chịu va đập

- Lưu ý đến Cách bố trí hệ thống âm thanh sân khấu ngoài trời

- Những phụ kiện hỗ trợ của hệ thống âm thanh sân khấu ngoài trời cũng rất quan trọng